Columbus Family Practice Associates, P.C. Notice of Privacy Practices for Protected Health Information

Effective Date: 10/01/2021

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please read carefully!

Columbus Family Practice Associates, P.C. is permitted by federal privacy laws to make use and disclosure of your health information is the information we create and obtain in providing our services to you. Such information may include documenting your symptoms, examination, and test results, diagnoses, treatment, and applying for future care of treatment. It also includes billing documents for those services.

Examples of Uses of Your Health Information for Treatment Purposes are:

❖   A nurse obtains treatment information about you and records it in a health record.

❖   During the course of your treatment, the physician determines he/she will need to consult with another specialist in the area. He/she will share the information with such specialists and obtain his/her input.

Examples of Use of Your Health Information for Payment Purposes:

❖       We submit requests for payment to your health insurance company. The health insurance company (or other business associate helping us obtain payment) requests information from us regarding medical care given. We will provide information to them about you and the care given.

Examples of Use of Your Information for Health Care Operations:

❖       We obtain services from our insurers or other business associates such as quality assessment, quality improvement, outcome evaluation, protocol and clinical guideline development, training programs, credentialing, medical review, legal services, and insurance. We will share information about you with such insurers or other business associates as necessary to obtain these services.

Your Health Information Rights

The health and billing records we maintain are the physical property of Columbus Family Practice Associates, P.C. The information in it, however, belongs to you. You have a right to:

❖       Request a restriction on certain uses and disclosures of your health information by delivering the request to our office -- we are not required to grant the request, but we will comply with any request granted;

❖       Obtain a paper copy of the current Notice of Privacy Practices for Protected Health Information (“Notice”) by making a request at our office;

❖       Right to Inspect and Copy. Request that you be allowed to inspect and copy your health record and billing record -- you may exercise this right by obtaining the written request from our office. If a copy is requested, we may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to medical information, you may request that our Compliance Committee review the denial.

❖       Appeal a denial of access to your protected health information, except in certain circumstances;

❖       Request that your health care record be amended to correct incomplete or incorrect information by delivering a request to our office. We may deny your request if you ask us to amend information that:

Was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;

Is not part of the health information kept by or for Columbus Family Practice Associates, P.C.

Is not part of the information that you would be permitted to inspect and copy; or, Is accurate and complete.

❖       Request that communication of your health information be made by alternative means or at an alternative location by delivering the request in writing to our office;

❖       Obtain an accounting of disclosures of your health information as required to be maintained by law by delivering a request to our office. An accounting will not include uses and disclosures of information for treatment, payment, or operations; disclosures or uses made to you or made at your request; uses or disclosures made pursuant to an authorization signed by you; uses or disclosures made in a facility directory or to family members or friends relevant to that person’s involvement in your care or in payment for such care; or, uses or disclosures to notify family or others responsible for your care of your location, condition, or your death.

❖       Revoke authorizations that you made previously to use or disclose information by delivering a written revocation to our office, except to the extent information or action has already been taken.

If you want to exercise any of the above rights, please contact Noemi Garcia, Office Manager, 4212 38th street Columbus NE 68601, (402) 564-1338, in person or in writing, during regular business hours. She will inform you of the steps that need to be taken to exercise your rights.

Our Responsibilities

 Columbus Family Practice Associates, P.C. is required to:

❖       Maintain the privacy of your health information as required by law;

❖       Provide you with a notice as to our duties and privacy practices as to the information we collect and maintain about you;

❖       Abide by the terms of the Notice;

❖       Notify you if we cannot accommodate your request;

❖       Accommodate your reasonable requests regarding methods to communicate health information with you.

We reserve the right to amend, change, or eliminate provisions in our privacy practices and access practices and to enact new provisions regarding the protected health information we maintain. If our information practices change, we will amend our Notice. You are entitled to receive a revised copy of the Notice by calling and/or submitting a request on our website requesting a copy of our “Notice”.

 To Request Information or File a Complaint

If you have questions, would like additional information, or want to report a problem regarding the handling of your information, you may contact Noemi Garcia, Office Manager at (402) 564-1338.

Additionally, if you believe your privacy rights have been violated, you may file a written complaint at our office by delivering the written complaint to Noemi Garcia, Office Manager. You may also file a complaint by mailing it or e-mailing it to the Secretary of Health and Human Services, who's street address and email address is: Region IV Office for Civil Rights - U.S. Department of Health and Human Services - 601 East 12 Street - Room 248, Kansas CIty MO 64106. Phone number is 816-426-7278.

We cannot, and will not, retaliate against you for filing a complaint with the Secretary of Health and Human Service.

Other Disclosure and Uses

Communication with Family

Using our best judgement, we may disclose to a family member, other relative, close personal friend, or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or in payment for such care if you do not object or in an emergency.

Notification

❖       Unless you object, we may use or disclose your protected health information to notify, or assist in notifying, a family member, personal representative, or other person responsible for your care, about your location, and about your general condition, or your death.

Appointment and Recall Reminders

❖       We may use and disclose medical information to contact you as a reminder that you have an appointment for medical care with our Practice or that you are due to receive periodic care from the Practice. This contact may be by phone, in writing, e-mai, a message on an answering machine or otherwise which could (potentially) be received or intercepted by others.

Research

❖       We may use and disclose information to researchers when their research has been approved by an institutional review board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your protected health information.

Disaster Relief

❖       We may use and disclose your protected health information to assist in disaster relief efforts.

Organ Procurement Organizations

❖       Consistent with applicable law, we may disclose your protected health information to the organ for the purpose of tissue donation and transplant.

Food and Drug Administration (FDA)

❖       We may disclose to the FDA your protected health information relating to adverse events with respect to food, supplements, products defect, or post-marketing surveillance information to enable product recalls, repairs, or replacements.

Workers Compensation

❖       If you are seeking compensation through Workers Compensation, we may disclose your protected health information to the extent necessary to comply with laws relating to Workers Compensation.

Public Health

❖       As authorized by law, we may disclose your protected health information to public health information to public health or legal authorities charged with preventing or controlling disease, injury or disability; to report reactions to medications or problems with products; to notify people of recalls; to notify a person who may have been exposed to a disease or condition.

Abuse & Neglect

❖       We may disclose your protected health information to public authorities as allowed by law to report abuse or neglect.

Employers

❖       We may release health information about you to your employer if we provide health care services to you at the request of your employer. Any other disclosures to your employer will be made only if you execute a specific authorization for the release of that information to your employer.

Correctional Institutions

❖       If you are an inmate of a correctional institution, we may disclose to the institution or its agents that protected health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.

Law Enforcement

❖       We may disclose your protected health information for law enforcement purposes as required by law, such as when required by law, such as when required by court order, or in cases involving felony prosecution, or to the extent an individual is in the custody of law enforcement.

Health Oversight

 ❖       Federal law allows us to release your protected health information to appropriate health oversight agencies or for health oversight activities.

Judicial/ Administrative Proceedings

❖       We may disclose your protected health information in the course of any judicial or administrative proceeding as allowed or required by law, with your authorization, or as directed by proper court order.

Serious Threat

❖       To avert a serious threat to health or safety, we may disclose your protected health information consistent with applicable law to prevent or lessen a serious, imminent threat to the health or safety of a person or the public.

For Specialized Governmental Functions

❖       We may disclose your protected health information for specialized government functions as authorized by law such as to Armed Forces personnel.

 Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors

❖       We may release health information to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also release health information about patients to funeral directors as necessary for their duties.

Other Uses

❖       Other uses and disclosures, besides those identified in this Notice, will be made only as otherwise requires by law or your written authorization and you may revoke the authorization as previously provided in this Notice under "Your Health Information Rights."

Psychotherapy Notes

❖       These notes are made by a mental health professional documenting conversations during private counseling sessions or in joint or group therapy. Many uses or disclosures of psychotherapy notes require your authorization.

Marketing

❖       We will not use or disclose your protected health information for marketing purposes without your authorization.

Website

This Notice will be on our website www.columbusfamilypractice.com

Fecha effectiva: 10/01/2021

Reviselo cuidadosamente!

Columbus Family Practice Associates, P.C. está permitido por las leyes federales de privacidad para hacer uso y la divulgación de su información de salud es la información que creamos y obtenemos al brindarle nuestros servicios. Dicha información puede incluir la documentación de sus síntomas, los resultados de exámenes y pruebas, diagnósticos, tratamiento y solicitud de atención o tratamiento en el futuro. También incluye los documentos de facturación de esos servicios.

Ejemplos de usos de su información de salud para fines de tratamiento son:

❖                  Una enfermera obtiene información sobre el tratamiento y la registra en un registro de salud.

❖                  Durante el transcurso de su tratamiento, el médico determina que deberá consultar con otro especialista en el área. Compartirá la información con dichos especialistas y obtendrá su opinión.

Ejemplos de uso de su información de salud para fines de pago:

❖                  Enviamos solicitudes de pago a su compañía de seguro de salud. La compañía de seguros de salud (u otro socio comercial que nos ayude a obtener el pago) nos solicita información sobre la atención médica brindada. Les proporcionaremos información sobre usted y la atención brindada.

Ejemplos de uso de su información para operaciones de atención médica:

❖                  Obtenemos servicios de nuestras aseguradoras u otros socios comerciales, como evaluación de la calidad, mejoría de la calidad, evaluación de resultados, desarrollo de protocolos y guías clínicas, programas de capacitación, credenciales, revisión médica, servicios legales y seguros. Compartiremos información sobre usted con dichas aseguradoras u otros socios comerciales según sea necesario para obtener estos servicios.

Sus derechos sobre la información de salud

Los registros de salud y facturación que mantenemos son propiedad física de Columbus Family Practice Associates, P.C. Sin embargo, la información que contiene le pertenece a usted.

Usted tiene derecho a:

❖                  Solicitar una restricción sobre ciertos usos y divulgaciones de su información de salud entregando la solicitud a nuestra oficina: no estamos obligados a conceder la solicitud, pero cumpliremos con cualquier solicitud otorgada;

❖                  Obtener una copia impresa del Aviso de Prácticas de Privacidad para la Información Médica Protegida ("Aviso") haciendo una solicitud en nuestra oficina;

❖                  Derecho a inspeccionar y copiar su registro de salud y su registro de facturación. Puede ejercer este derecho obteniendo la solicitud por escrito de nuestra oficina. Si se solicita una copia, podemos denegar su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, puede solicitar que nuestro Comité de Cumplimiento revise la denegación.

❖                  Apelar una denegación de acceso a su información médica protegida, excepto en ciertas circunstancias;

❖                  Solicite que se enmendé su registro de atención médica para corregir información incompleta o incorrecta entregando una solicitud a nuestra oficina. Podemos denegar su solicitud si nos pide que emendar información que:

No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;

No es parte de la información de salud mantenida por o para Columbus Family Practice Associates, P.C.

No es parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o bien, es exacto y completo.

❖                  Solicitar que la comunicación de su información de salud se realice por medios alternativos o en un lugar alternativo entregando la solicitud por escrito a nuestra oficina;

❖                  Obtener un informe de las divulgaciones de su información de salud según lo exige la ley entregando una solicitud a nuestra oficina. Una contabilidad no incluirá usos y divulgaciones de información para tratamiento, pago u operaciones; divulgaciones o usos que se le hagan o que se hagan a petición suya; usos o divulgaciones realizados de conformidad con una autorización firmada por usted; usos o divulgaciones hechas en el directorio de un centro o a familiares o amigos relevantes para la participación de esa persona en su atención o en el pago de dicha atención; o usos o divulgaciones para notificar a la familia u otras personas responsables de su cuidado sobre su ubicación, condición o su muerte.

❖                  Revocar las autorizaciones que haya hecho anteriormente para usar o divulgar información mediante la entrega de una revocación por escrito a nuestra oficina, excepto en la medida en que la información o la acción ya se haya tomado.

Si desea ejercer cualquiera de los derechos anteriores, comuníquese con Noemi Garcia, la administradora, 4212 38th street Columbus NE 68601, (402) 564-1338, en persona o por escrito, durante el horario comercial habitual. Ella le informará de los pasos que debe seguir para ejercer sus derechos.

Nuestras responsabilidades

Columbus Family Practice Associates, P.C. está obligado a:

❖                  Mantener la privacidad de su información de salud según lo exija la ley;

❖                  Proporcionarle un aviso sobre nuestros deberes y prácticas de privacidad en cuanto a la información que recopilamos y mantenemos sobre usted;

❖                  Cumplir con los términos de la Notificación;

❖                  Notificarle si no podemos atender su solicitud; y

❖                  Satisfacer sus solicitudes razonables con respecto a los métodos para comunicarle información de salud.

Nos reservamos el derecho de enmendar, cambiar o eliminar disposiciones en nuestras prácticas de privacidad y prácticas de acceso y de promulgar nuevas disposiciones con respecto a la información médica protegida que mantenemos. Si nuestras prácticas de información cambian, modificaremos nuestro Aviso. Usted tiene derecho a recibir una copia revisada del Aviso llamando y/o solicitando una copia de nuestro "Aviso" en nuestro sitio web.

Para solicitar información o presentar una queja

Si tiene preguntas, desea información adicional o desea reportar un problema con respecto al manejo de su información, puede comunicarse con Noemí García, Gerente de Oficina al (402) 564-1338.

Además, si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja por escrito en nuestra oficina entregando la queja por escrito a Noemí García, Gerente de la Oficina. También puede presentar una queja enviándola por correo postal o electrónico al Secretario de Salud y Servicios Humanos, cuya dirección postal y dirección de correo electrónico es: Oficina de Derechos Civiles de la Región IV - Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. - 601 East 12 Street - Room 248, Kansas City MO 64106. El número de teléfono es 816-426-7278.

❖                  No podemos, y no tomaremos, represalias contra usted por presentar una queja ante el Secretario de Salud y Servicios Humanos.

Otras Divulgaciones y Usos

Comunicación con la familia

❖                  Usando nuestro mejor criterio, podemos divulgar a un miembro de la familia, otro pariente, amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique, información de salud relevante para la participación de esa persona en su atención o en el pago de dicha atención si usted no se opone o en una emergencia.

Notificación

❖                  A menos que usted se oponga, podemos usar o divulgar su información médica protegida para notificar, o ayudar a notificar, a un miembro de la familia, representante personal u otra persona responsable de su atención, sobre su ubicación y sobre su condición general, o su muerte.

Recordatorio de cita

❖                  Podemos usar y divulgar información médica para comunicarnos con usted como recordatorio de que tiene una cita para recibir atención médica con nuestro consultorio o que debe recibir atención periódica del consultorio. Este contacto puede ser por teléfono, por escrito, e-mai, un mensaje en un contestador automático o de otro modo que podría (potencialmente) ser recibido o interceptado por otros.

Investigación

❖                  Podemos usar y divulgar información a los investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información médica protegida.

Ayuda en caso de desastre

❖                  Podemos usar y divulgar su información médica protegida para ayudar en los esfuerzos de socorro en caso de desastre.

Organizaciones de Procuración de Órganos

❖                  De acuerdo con la ley aplicable, podemos divulgar su información médica protegida al órgano con el fin de donar y trasplantar tejidos.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés)

❖                  Podemos divulgar a la FDA su información de salud protegida relacionada con eventos adversos con respecto a alimentos, suplementos, productos defectuosos o información de vigilancia posterior a la comercialización para permitir retiros, reparaciones o reemplazos de productos.

Compensación de Trabajadores

❖                  Si usted está buscando una compensación a través de la Compensación de Trabajadores, podemos divulgar su información de salud protegida en la medida necesaria para cumplir con las leyes relacionadas con la Compensación de Trabajadores.

Salud pública

❖                  Según lo autorice la ley, podemos divulgar su información de salud protegida a las autoridades legales o de salud pública encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos; notificar a las personas sobre retiros del mercado; para notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o condición.

Abuso y negligencia

❖                  Podemos divulgar su información médica protegida a las autoridades públicas según lo permita la ley para denunciar abuso o negligencia.

Empleadores

❖                  Podemos divulgar información médica sobre usted a su empleador si le brindamos servicios de atención médica a solicitud de su empleador. Cualquier otra divulgación a su empleador se hará solo si ejecuta una autorización específica para la divulgación de esa información a su empleador.

Instituciones correccionales

❖                  Si usted es un recluso de una institución correccional, podemos divulgar a la institución o a sus agentes la información médica protegida necesaria para su salud y la salud y seguridad de otras personas.

Aplicación de la ley/ Litigo

❖                  Podemos divulgar su información médica protegida para fines de aplicación de la ley según lo exija la ley, como cuando lo exija la ley, como cuando lo exija una orden judicial, o en casos que impliquen el enjuiciamiento de un delito grave, o en la medida en que una persona esté bajo la custodia de las fuerzas del orden.

Supervisión de la salud

❖                   La ley federal nos permite divulgar su información médica protegida a las agencias de supervisión de salud apropiadas o para actividades de supervisión de la salud.

Procedimientos Judiciales/Administrativos

❖                  Podemos divulgar su información médica protegida en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo según lo permita o exija la ley, con su autorización o según lo indique una orden judicial adecuada.

Amenaza grave

❖                  Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad, podemos divulgar su información médica protegida de acuerdo con la ley aplicable para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.

Para funciones gubernamentales especializadas

❖                  Podemos divulgar su información médica protegida para funciones gubernamentales especializadas según lo autorice la ley, como al personal de las Fuerzas Armadas.

Médicos forenses y directores de funerarias

❖                  Es posible que divulguemos información de salud a un médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información sobre los pacientes a los directores de funerarias según sea necesario para sus funciones.

Otros usos

❖                  Otros usos y divulgaciones, además de los identificados en este Aviso, se realizarán solo según lo exija la ley o su autorización por escrito y usted puede revocar la autorización según lo dispuesto anteriormente en este Aviso en "Sus derechos de información de salud".

Utilizaciones y divulgaciones que requieren su autorizacion

❖                  Usos y divulgaciones no mencionadas anteriormente, Columbus Family Practice no divulga su informacion medica protegida a menos que usted proporcione autorizacion por escrito.

Notas de Psicoterapia

❖                  Estas son notas hechas por un profesional de salud mental que documenta conversaciones durante sesiones de consejería privada en terapia articular o grupal. Muchos usos o divulgaciones de notas de psicoterapia requieren su autorización.

Comercializacion  

❖                  No usaremos ni divulgaremos su información médica protegida con fines de marketing sin su autorización.

Sitio web

Este Aviso estará en nuestro sitio web www.columbusfamilypractice.com